داشتن سازمان چابک از این جهت بسیار مهم است که این روزها شرکت‌ها و سازمان‌ها با مکانیسم‌های غیرقابل پیش‌بینی، پویا و متغیر بازار مواجه هستند. در واقع زیر سایه‌ی تکنولوژی‌ها و ارتباطاتی که مدام در حال پیشرفت است، ایجاد تغییرات جدید در روند مدیریت سازمان‌ها ضرورت پیدا می‌کند؛ چراکه تولید محصولات و خدمات مناسب و در نهایت حفظ مشتری و جذب مشتری جدید را دربرمی‌گیرد و درست این‌جاست که چابکی در یک سازمان می‌تواند پاسخی به بازار و ارزش‌های تغییر یافته باشد. اما این‌که سازمان چابک چیست و چطور می‌توانید یک سازمان چابک داشته باشید؟ سوالاتی هستند که در ادامه‌ی این مقاله به آن‌ها می‌پردازیم.
آنچه در این مقاله می‌خوانید
سازمان چابک (Agility Organization) چیست؟
برای یک سازمان چابک (Agility Organization) تعاریف مختلفی وجود دارد، اما به طور کلی به سازمانی چابک می‌گویند که به زبان ساده مهارت واکنش مناسب را در هنگام تغییرات داشته باشد. مهارتی که روی مشتری متمرکز است تا بتواند محصولات مناسبی را عرضه کند و ارزش‌افزایی را هدف بگیرد و در کل سه مورد زیر را در برنامه‌ی خود داشته باشد.
- پاسخگویی به مشتری
- تولید در کوتاه‌ترین زمان ممکن
- اجرای استراتژی‌های جدید
البته این مورد را به خاطر بسپارید که چابک بودن با سریع بودن در انجام کار یک سازمان مفهوم متفاوتی دارد. هر چند که واکنش به موقع نشانه‌ی چابکی است، اما سرعتی که در پشت آن انعطاف‌پذیری و سازگاری با تغییرات وجود نداشته باشد، راهگشا نخواهد بود؛ بنابراین یک سازمان چابک Agility Organization سازمانی است که در عملکرد خود توانایی انطباق، تکامل سریع و ماندن در بالای یک محیط دائما در حال تغییر را دارا باشد.
ویژگی‌های یک سازمان چابک
توجه به رضایت مشتری در سازمان چابک
از ویژگی‌های اصلی سازمان چابک، توجه به رضایت مشتری است. در واقع در مانیفست چابکی یکی از اصول اصلی “تمرکز روی مشتری” است؛ چراکه باعث ایجاد ارزش‌آفرینی می‌شود. این اصل توجه به مسائل مهمی از جمله: درک و شناخت مشتری، دریافت بازخوردها و توجه به نیازهای مشتری است. به طور مثال در چند سال اخیر با توجه به استقبال گسترده از خرید اینترنتی، مجهز کردن سایت سازمان‌ها و شرکت‌ها به درگاه‌های اینترنتی برای تسریع و تسهیل خرید و ایجاد رضایت بیشتر مشتری جزء ملزومات است.
همانطور که بیان شد، درگاه اینترنتی ابزاری برای سرعت بخشیدن به فرآیند پرداخت مشتریان است. ولی این تنها بخش کوچکی از امکانات و کاربرد‌های درگاه پرداخت اینترنتی به شمار می‌رود. شما می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با این ابزار به این مقاله مراجعه نمایید.
تشکیل گروه در سازمان چابک
تشکیل گروه یکی دیگر از ویژگی‌های مهم سازمان چابک به شمار می‌رود. داشتن هدف و چشم‌انداز مشترک می‌تواند در ایجاد گروه‌های انسانی و به دنبال آن تکمیل بخش اجرایی و بخش‌های درونی تاثیر مثبتی داشته باشد. به طور کلی یک سازمان چابک دارای شبکه‌‌ای از گروه‌هایی است که همگی در پی مشارکت فعال و توسعه‌ی محصول و خدمات هستند.
آمادگی برای تغییر و تصمیم‌‌گیری‌های به موقع
این مورد در سازمان چابک امری مهم است. همانطور که در ابتدای این مطلب اشاره شد، سازمان‌ها در عصر حاضر مدام با تغییرات پویا روبهرو هستند. سازمان‌های چابک در این زمینه با برنامه ریزی ساده بر تولیدِ محصولات اولیه‌ی واحد در چرخه‌های فعالیت کوتاه تمرکز دارند. در واقع با کاهش دامنه و ایجاد چرخه‌های پرشتاب روی تغییرات کوچک تمرکز می‌کنند تا در صورت تایید روی آن سرمایه‌گذاری کنند و اگر داده‌ها و بازخورد مشتری مثبت نبود، آن را کنار بگذارند. این چرخه‌های کوتاه، سازمان را برای ایجاد تغییرات کوچک و تاثیرگذار سوق می‌دهند و ریسک را به حداقل می‌رسانند.
ایجاد محیط چابک
برای سازمان‌ها در جهت تشکیل شبکه‌‌ای از گروه‌های انسانی در سازمان، محیط مناسب اهمیت خاصی دارد. این محیط در واقع زنجیره‌ای از ارتباط و هماهنگی است تا اعضا از روند کارها باخبر باشند و مهم‌تر این‌که شرایطی مهیا شود تا ایده‌ها و پیشنهادها از طرف اعضا مطرح گردد.
۷ مرحله برای رسیدن به یک سازمان چابک
برای داشتن یک کسب‌وکار و سازمان چابک، ابتدا باید ذهنیت چابک را پرورش داد. این مورد به مدیران و نیروها و تیم‌‌های سازمان بستگی دارد که به چابک‌ترین صورت عمل کنند تا تحول لازم انجام شود. مثلاً شما به عنوان یک مدیر باید شروع کنید به اولویت بخشیدن روی ارزش بر ابزارها، برنامه‌ها و فرآیندها؛ البته قبل از این‌که به بیان مراحل چابک سازی بپردازیم، به این نکته توجه کنید که چابکی در سازمان‌های کوچک بسیار آسان‌تر است و در سازمان‌های بزرگ‌تر با بیشتر شدن فرایندها و فعالیت‌ها، این سازمان‌ها به زودی با دیوار کندی و پیچیدگی روبهرو خواهند شد و مشکل در تمام واحدها گسترش خواهد یافت.
۱. به دنبال چرایی ماجرا باشید
از خودتان بپرسید چرا به دنبال پیاده‌سازی روش‌های چابکی در سازمان هستید؟ این مورد به شما کمک می‌کند نقاط ضعف را زودتر پیدا کنید و واحدهای کندتر را بیابید. این چرایی را که به دنبال آن هستید، می‌توانید در حوزه‌ی ارزش‌ها، کیفیت و جریان پروژه‌ها پیدا کنید. نقطه ضعف شما به طور مثال می‌تواند ریشه در عدم پاسخگویی واحد پشتیبانی شما داشته باشد یا عقب ماندن از بازار رقابت یا عدم استفاده از نرم‌افزارها و روش‌های نوین در بازاریابی و…
۲. تیمی از نیروی انسانی قدرتمند تشکیل بدهید
همانطور که بیان کردیم، از ویژگی‌های مهم برای برخورداری از یک سازمان چابک، وجود گروه‌های قوی و هماهنگ است. در این راستا نیاز است افراد خلاق و متخصص سازمان و شرکت خود را شناسایی کنید و فضای لازم را برای ارائه‌ی ایده‌ها و طرح‌های آن‌ها ایجاد نمایید. این افراد که بهتر است تعداد آن‌ها بین ۵ تا ۷ نفر باشد باید به طور منظم با هم ارتباط داشته باشند و از روند کار خود یکدیگر را مطلع کنند. از طرفی باید بودجه و هزینه‌های لازم را در اختیارشان قرار دهید.
۳. هدف را مشخص کنید
وقتی پاسخ چرایی را در مرحله‌ی اول پیدا کردید نیاز است در صدد رفع علت‌ها باشید. این مورد در واقع تعیین هدف شما است. به طور مثال اگر مشکل در بخش پشتیبانی است، هدف باید تشکیل یک گروه پشتیبانی و ایجاد زیرساخت‌های آن باشد، به‌طوری که مثلاً در پشتیبانی ۲۴ ساعته و در اولین تماس‌ها به مشکلات احتمالی مشتریان پاسخ داده شود.
آیا عوامل موفقیت کسب و کارهای اینترنتی را می‌شناسید؟ برای دریافت اطلاعاتی مفید و جامع در رابطه با این موضوع می‌توانید به مقاله‌ی ۷ عامل موفقیت کسب و کارهای اینترنتی مراجعه کنید.
۴. برنامه‌های خود را به طور شفاف علنی کنید
چابک‌سازی سازمان یک کار گروهی و دو طرفه است که تمام روند بیرونی و درونی سازمان را دربرمی‌گیرد؛ پس شما به عنوان مدیر یا اعضای تیم باید به شکل کاملاً شفاف اهداف و برنامه‌های خود را مطرح کنید. توجه داشته باشید که با مطرح کردن اهداف و مشکلات و در نهایت تبادل دیدگاه‌ها است که می‌توانید به یک جمع‌بندی درست در انتخاب تحولات و اجرای آن‌ها برسید.
۵. موانع و مقاومت سازمانی را کنار بزنید و حامی حمایت‌گران باشید
تحول آسان نیست؛ بنابراین در ایجاد تغییرات، مواجه شدن با موانع و مشکلات امری اجتناب‌ناپذیر است. از طرفی بعضی از نیروهای سازمان در مقابل تحول از خود مقاومت نشان می‌دهند. به طور مثال تعدادی از سازمان‌ها و شرکت‌ها در برابر مجهز شدن به سیستم‌های اتوماسیون‌های اداری مقاومت دارند، در حالی که این سیستم باعث سرعت بخشیدن به انجام مکاتبات اداری شده و در نتیجه رضایت مشتری چندین برابر می‌شود.
در این مثال نیروها به دلایل گوناگون مثل از دست دادن شغل یا ارزش شغلی مقاومت می‌کنند در این وضعیت بهترین راه برای ایجاد این تغییر و تحول، مهیا کردن بستری برای ابراز مشکلات از طرف نیروها و ارائه‌ی راهکارها از طرف مدیران و نیروهای حامی است. به طور کلی برای داشتن سازمانی چابک باید اولویت‌ها را تعیین و مطرح شود و دو طرف در راستای اولویت‌ها با هم همکاری کنند. به طوری که انگیزه‌ها و شاخص‌های عملکردی‌شان در تضاد قرار نگیرد.
۶. با برنامه‌هایی در سطح خرد شروع کنید
برای دستیابی به برنامه‌ی بلند مدت بهتر است به سمت برنامه‌ریزی‌های کوتاه بروید. اهداف شما باید در توسعه‌ی محصول و تجارت شما باشد. اما می‌توانید برنامه‌ی آن را در مقیاس خرد و به طور مثال در زمان‌بندی یک هفته یا یک ماه بچینید.
مثلاً در یک هفته چه کاری را می‌توانید بهبود ببخشید یا پیاده کنید؟ در واقع همانطور که قبلاً اشاره کردیم، ارائه‌ی تدریجی کمک می‌کند در قدم اول بازخوردها را مشاهده کنید و با توجه به میزان استقبال و رضایت مشتری و بخش اجرایی متوجه کاستی‌ها یا نقاط قوت بشوید و طبق آن راحت‌تر تصمیم بگیرید که برای برنامه‌ی بلند مدت سرمایه‌گذاری خود را انجام دهید یا نه. در این حالت میزان موفقیت شما بالاتر می‌رود و نیروها و تیم‌ها امیدوارتر و با انگیزه‌ی بیشتری فعالیت می‌کنند.
۷. هرگز از یادگیری دست برندارید
هر موفقیتی دروازه‌ای برای موفقیت بعدی و یادگیری بیشتر است. با ایجاد هر تغییر و رسیدن به هدف نباید منفعل شوید. باید به سمت پروژه‌های دیگر بروید و مدام در حال یادگیری باشید. برای این منظور یک روش در رسیدن به یک سازمان چابک این است که برنامه‌های کوتاه‌مدت خود را آنالیز و در گام بعدی نقص‌های کوچک آن را بررسی کنید.
در راستای یادگیری بیشتر به منظور دستیابی به یک سازمان چابک، پیشنهاد می‌شود از مقاله‌ی فنون مذاکره تجاری برای موفقیت از همین وب‌سایت نیز دیدن کنید.
کلام پایانی
به جرأت می‌توان گفت امروزه سازمان‌ها و شرکت‌ها بدون چابک‌سازی و در واقع سازگاری و انطباق در برابر تغییرات بازار داخلی و خارجی نمی‌توانند مسیر بقا و رشد خود را طی کنند. آن‌ها برای حضور در بازار رقابت و حفظ مشتری و جذب مشتری جدید نیاز دارند که چابک‌سازی را پیاده کنند و نیازها و خواسته‌های در حال تغییر مشتریان را برطرف کنند.
