باور کنید افرادی که با کوهی از کار و پروژه روبرو هستند اگر برنامهای برای مدیریت زمان در انجام کارها نداشته باشند، اگر اغراق نباشد به زودی زیر این همه کار یکجورهایی دفن میشوند و خب بیرون آمدن هم از این تگنا خیلی سخت خواهد شد.
استرس و فشار روحی و روانی هم که بماند. اما داشتن یک برنامه و مدیریت زمان میتواند همه چیز را راست و ریست کند و به طور مثال شما را به عنوان یک کارآفرین پر مشغله در مسیری قرار بدهد که با خیال راحتتری کارها را پیش ببرید و در کنار آن به زندگی شخصی و خانوادگی خود هم برسید. شاید در نگاه اول فکر کنید این حرفها همگی شعار هستند، اما شک نکنید واقعیت محض همین است و اگر بخواهید در نقطهی مناسبی بایستید، باید کنترل زمان کارها را به دست بگیرید. البته در این زمینه نکات مهمی هم وجود دارد که در ادامهی این مطلب از سایت رایانپی میخواهیم به آنها بپردازیم.
آنچه در این مقاله میخوانید
۱. به بررسی زمان و اهداف خود بپردازید
در اولین قدم برای مدیریت زمان مناسبتر باید بدانید که بدون چشمانداز یا هدف روشن، سردرگم خواهید شد. پس این مورد را برای خودتان شفافسازی کنید. چطوری؟ از خودتان بپرسید کجا هستید و میخواهید به کجا برسید. با یک برنامهی کوتاه مدت یا بلند مدت شروع کنید. یک لیست تهیه کنید. یادتان باشد تهیهی لیست و برنامه به شکل ذهنی روش درستی نیست. برای تمرکز و تسلط بیشتر حتماً یک ورق و خودکار به دست بگیرید و بنویسید.
مشخص کنید مثلاً در طی سه ماه آینده کدام موارد را در حوزهی کاریتان دوست دارید و در توانتان هست که انجام بدهید. در مقابل برای کدام کارها نیاز به زمان و تجربهی بیشتری دارید. البته در ایجاد این مسیر؛ در مورد مقصد، منابع، افرادی که با شما هستند هم شفافسازی کنید.
با درک اینکه چه کارهایی را بهتر انجام میدهید و کلاً چه پروژههایی را میتوانید راحتتر پیش ببرید و کمتر در دغدغه باشید، میتوانید نحوه مدیریت زمان و دستیابی به اهدافتان را به وضوح ایجاد کنید. اینطوری وقت کافی را خواهید داشت تا به امور شخصی خود هم برسید و با خیال راحت در کنار خانواده مثلاً به سینما بروید یا به یک پیکنیک فکر کنید.
در مقاله ” چگونه کسب و کار تازهی موفقی راهاندازی کنیم؟ ” تلاش کردیم انواع طرحهای تجاری را برای کاربران توضیح بدهیم تا بتوانند راحتر اهداف خود را مشخص کنند.
اما حواستان باشد تسلط بر صرفهجویی در زمان، کاهش و افزایش حجم کار و به تاخیر و جلو انداختن کارها، همگی به اراده و انگیزهی اهداف شما مرتبط است. البته نکته این است که شاید با به دست آوردن تجربه و تمرکز بیشتر بر روی کنترل زمان، لازم باشد که یک سری تغییرات در حین انجام کار یا در برنامههای پیش رو ایجاد کنید.
2. از یادگیری به موقع بهره ببرید و وظایف را اولویتبندی کنید
یک استراتژی عالی برای مدیریت زمان این است که یاد بگیرید چطور وظایف خود را اولویتبندی کنید. در کنار آن یک یادگیری دیگری وجود دارد که در واقع به مفهومی اشاره میکند که مستقیماً با کار بعدی شما مرتبط است. یعنی ایجاد تعادل بین میزان یادگیری و میزان انجام واقعی آن. برای اولویتبندی وظایف پیشنهاد میشود از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید.
بیایید قبول کنید که اغلب افراد و احتمالاً خود شما آگاهانه یا ناآگاهانه وقت خود را برای کارهای کوچک و بیاهمیت تلف میکنید. چرا؟ خب مشخص است؛ چون که این کارها آسانتر هستند یا به سادگی در بالای لیست شما قرار دارند. مگر نه؟ اگر زمان کافی را برای کارهای مهم نداشته باشید، باعث ایجاد چالش و تنگنا در جریان کسب و کار شما میشود.
در اولویت بندی وظایف سعی کنید آنها را به ترتیب اهمیت و بعد به ترتیب زمان انجام هر کار در اولویت قرار بدهید. در کنار این مورد به طور مثال اگر با محتوا یا ایدهی جالبی برخورد کردید که میتواند برای اولویت کاری دیگر شما مفید باشد و سرعت آن را بالا ببرد، حتماً آن را نگهدارید و کنار بگذارید. این محتوا و ایده میتواند مثلاً یک فایل آموزشی، پادکست یا تجربهی به دست آمده از شرکت کردن در یک سمینار یا جلسه با همتایانتان باشد.
3. دست بجنبانید و به جنگ عوامل بازدارنده بروید
در فرآیند مدیریت زمان، پس از مشخص کردن اهداف و اولویتبندی در وظایف، حالا وقت عمل است. راستش درست همینجاست که خیلی از افراد به سد عوامل بازدارنده میخورند. روانشناسان میگویند که فراموشی، بیتفاوتی، عدم اطمینان در توانایی انجام کار و حتی ترس از شکست عوامل بازدارندهای هستند که میتوانند به ذهن شما دستور بدهند تا لیست کارهایتان را به تعویق بیاندازید.
خب نتیجهی این به تعویق انداختنها چیست؟ فکر میکنید به غیر از ایجاد استرس بیشتر و کلافگی چیز دیگری عایدتان خواهد شد؟ شما هر چه در حالت سکون بمانید تمایل بیشتری در درونتان به ثابت ماندن ایجاد میشود. تا استارت کار را نزنید تحریک نمیشوید که آن را ادامه بدهید. البته برای به حرکت درآمدن شما در این مرحله ما سه پیشنهاد داریم:
- آمار نشان میدهد احتمال به تعویق انداختن برنامههای دراز مدت از برنامههای کوتاه مدت بیشتر است. با این حساب اگر جز آن دسته از افرادی هستید که کارها را به تاخیر میاندازید، با برنامههای کوتاه مدت شروع کنید.
- برای کوچکترین موفقیت پاداشی برای خود در نظر بگیرید. مثلاً دیدن یک فیلم، خوردن یک غذای محلی و…
- حس رقابت را با همتایان خود که پیشرفت کردهاند، افزایش بدهید و مغز خود را به سمت دوری از تنبلی هل بدهید.
4. استراتژی تقسیم کار و استفاده از تکنولوژی را در پیش بگیرید
شما یک نفر هستید و میتوانید در طی روز و ساعات کاری فقط یک سری کارها را انجام بدهید. به همین دلیل برای سرعت بخشیدن به کارها و مدیریت زمان باید استراتژی تقسیم کار داشته باشید. وظایف کوچک یا تکراری را به دست همکار یا دستیار خود بسپارید. اگر با چالش و مشکلی رو به رو هستید یا از انجام کاری لذت نمیبرید با انتخاب یک فرد متخصص تمام این دغدغهها را کنار بزنید.
از طرفی یک سری کارها با کمک فناوریهای جدید و ورود نرمافزارها و سختافزارهای مختلف قابل انجام است. در تقسیم کارها از روشهای نوین غافل نشوید و کسبوکارتان را تا حد امکان با تکنولوژی روز پیش ببرید تا مدیریت زمان را به دست بگیرید. به طور مثال میتوانید شرکت خود را مجهز به نرمافزارهای اتوماسیونهای اداری بکنید و کاغذ بازیهای معمول را کنار بگذارید و به این ترتیب سرعت مکاتبات و بایگانی اداری خود را بالا ببرید یا برای کنترل امور حسابداری و کاهش وقت در مورد دستهبندی تراکنشهای مالی خود سایت یا فروشگاهتان را مجهز به درگاه پرداخت آنلاین کنید.
و در آخر این مورد یادتان باشد که مدیریت زمان برای کارآفرینان و افراد پر مشغله مثل یک ماهیچهی ضعیف در بدن است که شما نمیتوانید با یکبار وزنه زدن و یک روز ورزش کردن آن را ورزیده کنید. شما در درجهی اول باید مراقب به ذهن و روان خود باشید و بدانید که زندگی بدون تعطیلات شما را فرسوده خواهد کرد پس با یک برنامهی منظم و تکنیکهای اصلیای که در این مقاله به آنها اشاره شد، به سمت زندگی کاری و شخصی لذتبخشی قدم بردارید.