شما کاربران و همراهان سایت رایان‌پی در این مقاله با موضوع حائز اهمیت هوشمندسازی سازمان و 3 مرحله حیاتی آن آشنا خواهید شد. امیدواریم که مباحث ذیل در راستای فهم بیش‌تر این مقوله یاری‌رسان شما باشد.
موج تکنولوژی در روزگار ما همه‌ی عرصه‌ها را در نوردیده و ساز‌کارهای تازه‌ای را پدید آورده است. فناوری اطلاعات از جمله سویه‌های برجسته‌ی این امواج تکنولوژی بوده که در سال‌های اخیر تغییرات چشمگیری را رقم زده است. تکنولوژی فناوری اطلاعات در عرصه‌هایی مانند: مشاغل گوناگون، بستر خانواده‌ها، سیستم‌های اقتصادی، سیاست‌های دولت‌ها و سازمان‌های تجاری، تاثیر مستقیم داشته است. اما در کنار ساده‌سازی بسیاری از فرآیندها، فناوری اطلاعات با ایجاد رقابت شدید میان سازمان‌های مختلف، فعالیت مستمر و موفق ماندن در این فضا را دشوار کرده است.
اکنون سازمان‌ها و کسب و کارهای گوناگون باید در راستای اهداف رقابتی خود به نکاتی از جمله: تاثیرگذاری بیش‌تر بر مشتری، استمرار در بهره‌مندی از فناوری اطلاعات و آمادگی برای تحولات پی در پی این عرصه توجه ویژه‌ای داشته باشند. چنین امری مستقیما به هوشمندسازی سازمان وابسته است که در ادامه به تشریح آن خواهیم پرداخت.
همانطور که بیان شد، تاثیرگذاری بیش‌تر بر مشتری یکی از اهداف رقابتی در کسب و کارها به شما می‌رود که از اهمیت بالایی برخوردار است. در این راستا صاحبان کسب و کارها از جمله مدیران فروشگاه‌های اینترنتی می‌بایست با فراهم کردن بستری مناسب، تجربه به‌تری در خرید برای مشتریان به ارمغان آورند. این امر تنها با استفاده از سرویس‌ها و ابزارهایی کارآمد همچون درگاه پرداخت امکان‌پذیر خواهد بود. حال اگر به تازگی اقدام به تاسیس کسب و کار خود کرده‌اید، توصیه ما به شما این است که نسبت به اهمیت استفاده از درگاه پرداخت و آشنایی با کاربرد‌های آن اطلاعات مفیدی به دست آورید.
آنچه در این مقاله می‌خوانید
چرا باید هوشمندسازی سازمان جدی گرفته شود؟
تحولات شتابان در عرصه‌ی تکنولوژی فناوری اطلاعات و همچنین لزوم برقراری ارتباط مداوم سازمان‌ها با این محیط‌های تازه، به نوعی مدیریت و کسب دانش به‌روز شده نیاز خواهد داشت که بتواند ساز‌کارهای حاکم بر یک سازمان را با تحولات تازه هماهنگ نماید، بی‌آن‌که از قافله‌ی رقبا عقب بماند. مدیر یک سازمان تجاری اگر بتواند به کمک سیستم هوشمندسازی سازمان، دانش حوزه‌ی فعالیت سازمان خود را مدیریت کند و هنگام تجزیه و تحلیل اطلاعات، نتایج و انتخاب‌های درستی داشته باشد، به طور قطع می‌تواند سازمان تحت مدیریت خود را در گردونه‌ی بازار رقابتی نگه دارد و همواره در میان رقبا پیشرو باشد.
چگونه پروسه‌ی هوشمندسازی سازمان به انجام می‌رسد؟
برای هوشمندسازی سازمان گام اول انتخاب استراتژی‌های مناسب هوشمندسازی است. استراتژی‌هایی مانند: استراتژی حل مشکلات، فرآیند پویا و مستمر یادگیری و برنامه‌ریزی‌های راهبردی از جمله مهم‌ترین آن‌ها است که مدیر یک سازمان در راستای هوشمندسازی باید به آن‌ها توجه نشان دهد. با این وصف واضح است که مدیر یک سازمان با هدف هوشمندسازی، لزوما باید فردی آشنا با دانش روز فناوری اطلاعات باشد که توانایی اجرایی کردن چنین پروژه‌ای را دارد.
برای کسب اطلاعات بیش‌تر در رابطه با پروسه‌ی هوشمندسازی سیستم و سازکار آن، خواندن مقاله خارجی بر روی این لینک کلیک کنید.
ارتباط هوشمندسازی سازمان و یادگیرنده
در فرآیند هوشمندسازی، سازمان به مثابه سیستمی است که روزنه‌هایی به بیرون دارد و می‌تواند از این طریق اطلاعات، مواد و انرژی را از محیط بیرونی دریافت کند. پس از دریافت سازکار سیستماتیک سازمان این موارد دریافتی را پردازش می‌کند و در نهایت به کالا و خدمات بدل می‌نماید. از این گزاره نتیجه حاصل می‌شود که میان محیط بیرونی و سازمان رابطه‌ای انکار نشدنی وجود دارد و در واقع یک سازمان وجود نخواهد داشت مگر این‌که رابطه‌ای مستمر با محیط بیرونی برقرار کند و از طریق تجربه‌های مختلفی که از سر می‌گذارند وارد فاز یادگیری شود تا در آینده بتواند در موقعیت‌های مشابه رفتار و تصمیم صحیحی اتخاذ کند.
در واقع یک سازمان در راستای هوشمندسازی از فناوری‌های جدید استفاده می‌کند تا در هنگام تعامل با محیط بیرونی که برای رشد و توسعه اجتناب‌ناپذیر است، بهترین کارایی را داشته باشد. با همه‌ی این اوصاف می‌توانیم اکنون این گزاره را مطرح کنیم که یک سازمان هوشمند، یک سازمان یادگیرنده است. اما سازمان یادگیرنده چه ویژگی‌هایی دارد؟ به طور کلی تسلط فردی، الگوهای ذهنی، چشم‌اندازهای مشترک، یادگیری گروهی و تفکر سیستماتیک از جمله برجسته‌ترین ویژگی‌های یک سازمان هوشمند به شمار می‌رود. در نهایت نیز باید به این ویژگی منحصر‌بفرد و مهم از یک سازمان هوشمند اشاره کنیم که قابلیت اصلاح بر اساس دانش و بینش جدید است.
آشنایی با فرآیندهای هوشمندسازی سازمان
به‌طور کلی دو فرآیند اصلی در روند هوشمندسازی سازمان تعریف می‌شود که شامل فرآیندهای محاسبه‌ی عقلانی و یادگیری از تجربه است. فرآیند محاسبه‌ی عقلانی در واقع به انتخاب بر اساس ارزیابی اشاره دارد و فرآیند یادگیری از تجربه، به وضوح نشان از انتخاب بر اساس تجربیات قبلی دارد. اداره و تامین اطلاعات کافی در جهت نیاز مشتری و تبدیل اطلاعات به فرآیندهای عملی در جهت رضایت‌مندی مشتریان؛ این‌ها دو وظیفه‌ی متصل به‌هم در فرآیندهای هوشمندسازی سازمان می‌باشند.
فناوری اطلاعات چگونه به هوشمندسازی سازمان کمک می‌کند؟
اصولا فناوری اطلاعات این امکان را فراهم می‌آورد تا یک سازمان بتواند خدمات خود را به دیگر سازمان‌ها نیز ارائه کند. در حقیقت یک سازمان هوشمند با بهره‌مندی از سیستم‌های هوشمند، اطلاعات مورد نیاز در عرصه‌های مختلف نیاز مشتری را گرد هم آورده و در جایگاه مناسب به کارگزاران کسب و کارها ارائه می‌دهد. سازمان‌ها از این طریق است که می‌توانند بهترین خدمات را در اصولی‌ترین شکل آن به مشتریان‌شان ارائه کنند. بنابراین تعریف هوش سازمانی مترادف است با توانایی کسب، مشارکت و انتقال اطلاعات و دانش. برآورده کردن نیاز مشتری بدون دسترسی داشتن به اطلاعات کافی امکان‌پذیر نخواهد بود و درست این‌جا نقطه‌ای است که اهمیت هوشمندسازی سازمان جلوه می‌کند.
3 مرحله‌ی حیاتی در هوشمندسازی سازمان
برای پیاده‌سازی سیستم هوشمندسازی سازمان شما باید سه مرحله‌ی زیر را به ترتیب به انجام برسانید:
1-کسب داده‌ها
اکنون ابزارهای مختلفی وجود دارند که شما را به منابع اطلاعات متصل می‌کنند؛ ابزارهایی مانند: انواع رسانه‌ها، وضعیت‌های متنوعی که فرا روی شما قرار می‌گیرند و در نهایت رفتار کاربران سبب کسب داده در راستای هوشمندسازی می‌گردد. بنابراین پیش از کسب داده‌های دقیق نخواهید توانست در زمان و موقعیت مناسب اطلاعات حیاتی و مورد نیاز را در اختیار کاربران هدف قرار دهید.
2- توزیع داده‌ها
این مرحله، در واقع به کیفیت فرآیند توزیع داده‌ها برای پردازش اختصاص دارد. همه‌ی اعضای اثرگذار یک سازمان می‌توانند در تحلیل و پردازش داده‌ها ایده‌های خود را مطرح کنند تا در نهایت بهترین نتیجه‌ی ممکن حاصل شود. بنابراین ضروری است که داده‌های جمع‌آوری شده به درستی میان افراد اثرگذار سازمان توزیع شود.
3-تحلیل داده‌ها
این مرحله، ویژه‌ی فهرست‌ها، جدول‌بندی‌ها، پالایش و پردازش اطلاعات است. در روند هوشمندسازی سازمان این مرحله مهم‌ترین مرحله خواهد بود. تحلیل‌های گوناگون از افراد مختلف با دیدگاه‌های مختلف در نهایت منبعی از داده‌های پردازش شده را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد. این داده‌های پردازش شده نیز مصالحی برای انتخاب استراتژی‌های مناسب خواهند بود.
