برون سپاری یا استخدام نیرو؟ کدام روش بهتر است؟
قطعاً می‌‌دانید که استخدام نیرو و برون سپاری دو روش متداول و متفاوت برای رفع نیازهای کاری سازمانها و شرکت‌ها هستند. به کارگیری هر کدام از این روشها به یک سری عوامل و فاکتورهای مهم بستگی دارد که سازمانها با توجه به شرایط خود و قبل از هر اقدامی باید بررسی لازم را انجام بدهند. از طرفی سازمانها باید مزایا و معایب هر یک از این روشها را بدانند تا در نهایت بتوانند تصمیم هوشمندانه‌‌ای برای استخدام نیرو یا برون‌سپاری بگیرند. این موضوع به قدری مهم است که لازم دیدیم در ادامه‌ی این مطلب به بررسی فاکتورها و مزایا و معایب برون سپاری بپردازیم و راهکارهای مقابله با معایب و چالش‌های هر کدام از این روشها را شرح دهیم.
آنچه در این مقاله می‌خوانید
فاکتورهای مهم در استخدام نیرو یا برون سپاری در سازمانها
در ابتدا لازم است بدانید که انتخاب بین استخدام نیرو و برون سپاری در سازمانها بسته به یک سری عوامل مختلف می‌تواند چالش‌برانگیز باشد؛ بنابراین هر سازمان با توجه به وضعیت و الزامات موجود باید با بررسی فاکتورهای مهم برای انتخاب بین استخدام نیرو و برون سپاری در سازمانها بپردازد. برخی از این فاکتورهای مهم شامل موارد زیر است:
نوع و ماهیت کار: نوع و ماهیت کار مهمترین فاکتوری است که باید در نظر گرفته شود. باید بررسی شود کدام وظایف قابل انجام در داخل سازمان است و کدام وظایف به خدمات خارجی نیاز دارند.
مهارت‌ها و تخصص‌ها: در مواردی ممکن است سازمان نیاز به نیروهایی با تخصص‌ها و مهارت‌های خاص داشته باشد و در بهترین حالت این نیاز را از طریق شرکت‌ها و سازمانهای دیگر رفع کند. البته اگر سازمان به دنبال توسعه‌ی مهارت داخلی باشد دراین نقطه استخدام نیرو کارسازتر است.
بودجه و هزینه‌ها: در استخدام نیرو و برون سپاری بودجه لازم است میزان بودجه و هزینه‌ها در نطر گرفته شود و بر اساس آن برنامه‌ریزی و تصمیم گرفته شود. این هزینه‌ها می‌تواند شامل دستمزد، بیمه و مزایا باشد. در این میان برون سپاری می‌تواند در کاهش هزینه‌های ثابت کمک کننده باشد. از طرفی استخدام نیرو هزینه‌های اولیه و تعلیم و تربیت را افزایش می‌دهد و برون‌سپاری هزینه‌های مربوط به قرارداد و مدیریت پیمانکار را به همراه دارد.
صرف زمان: به طور خلاصه باید بگوییم که استخدام نیرو ممکن است زمان بیشتری را از سازمانها بگیرد در صورتی که برون سپاری فرایند سریع‌تری دارد.
کنترل و مدیریت: اگر سازمانی در روند کاری خود به دنبال کنترل و مدیریت روی فعالیت‌های داخلی است قطعاً استخدام نیرو راه‌حل بهتری‌‌یت، اما در صورتی که سازمان به دنبال افزایش انعطاف‌پذیری باشد، می‌تواند به سمت روش برون سپاری برود.
ارزیابی ریسک: در هر دو روش ممکن است سازمان با ریسک‌هایی روبه‌رو شود؛ به طور مثال در استخدام نیرو ریسک عدم تطابق فرد با فرهنگ سازمانی یا عدم توانایی در انجام وظایف وجود دارد. در روش برون سپاری هم ممکن است ریسک‌هایی مثل از دست دادن کنترل بر روی فعالیت‌ها یا وابستگی به سازمانهای برون‌سپاری را داشته باشد.
امنیت: برخورداری از امنیت و اطمینان لازم از فاکتورهای مهمی است که در انتخاب بین استخدام نیرو یا برون‌سپاری نقش بسزایی دارد. اما بهتر است بدانید به طور کلی کارمندان داخلی برای امنیت و حفظ اطلاعات و داده‌ها می‌توانند شرایط بهتری را ایجاد کنند هر چند برای این چالش در برون‌سپاری راهکارهایی وجود دارد که در مطالب بعدی به آن پرداخته‌ایم.
مزایای برون سپاری در سازمانها
کاهش هزینه: از مهمترین مزایای برون‌سپاری این است که هزینه‌های مربوط به استخدام و آموزش نیروهای جدید کاهش پیدا می‌کند؛ همچنین در کاهش هزینه‌های مربوط به حقوق و مزایای کارکنان هم تاثیر بسزایی دارد.
دسترسی بهتر به مهارت‌ها و تخصص‌های خاص: با برون سپاری، سازمان می‌توانند به آسانی به مهارت‌ها و تخصص‌های خاص و مورد نیاز دسترسی پیدا کنند. مهارت‌هایی که شاید در داخل سازمان از ان بی بهره است. تصور کنید با این روش امکان استفاده از مهارت کارکنان سازمانی را دارند که در شهر دیگری هستند یا فرصت حضور در سازمان را ندارند. به طور کلی این مزیت بهبود عملکرد و کیفیت خدمات سازمان را افزایش می‌دهد.
تمرکز روی فعالیت‌های اصلی: وقتی سازمانی یک سری وظایف را برون‌سپاری می‌کند در واقع فرصتی دارد که وظایف غیرمربوط با فعالیت‌های اصلی خود را منتقل کند؛ در نتیجه با تمرکز بیشتری به انجام فعالیت‌های اصلی خود بپردازد.
معایب برون سپاری نیرو و راهکارهای مقابله با آن
ایجاد مشکلات ارتباطی: مسئله‌ی ارتباط بین سازمان و شرکت و کارکنان که به شکل برون سپاری عمل می‌کنند بسیار مهم است، اگر رشته‌ی ارتباط به درستی برقرار نشود امکان ایجاد چالش‌هایی وجود دارد مثل ابهام در الزامات پروژه و تأخیر در ارائه خدمات
راهکار: استفاده‌ی سازمان از فناوری‌های ارتباطی مثل ویدئوکنفرانس، سامانه‌های مدیریت پروژه آنلاین و همچنین ارتباط مداوم با پیمانکاران می‌تواند در حل این مشکل مؤثر باشد.
به خطر افتادن امنیت اطلاعات حساس: در روش برون‌سپاری یک سری وظایف انتقال داده می‌شود؛ بنابراین احتمال به خط افتادن اطلاعات حساس و محرمانه وجود دارد.
راهکار: برای مقابله با این چالش لازم است سازمان تأمین اطلاعات حساس و استفاده از قراردادهای محرمانه و مکانیزم‌های حفاظت از آنها را به صورت حرفه‌ای در نظر بگیرد.
کیفیت خدمات: یکی از چالش‌های اصلی برون‌سپاری نیرو، کاهش کیفیت خدمات است. زمانی که فعالیت‌ها به شرکت یا فردی خارج از سازمان منتقل می‌شود، کنترل مستقیم بر کیفیت انجام آن فعالیت کاهش می‌یابد.
راهکار: برای مقابله با این مشکل نیاز است فرآیندهای انتخاب و ارزیابی پیمانکاران را بهبود یابد و تعامل و هماهنگی مستمر با آنها تضمین شود.
وابستگی به پیمانکاران و سازمانهای برون‌سپاری: ایجاد وابستگی می‌تواند سازمان را در فراز و نشیب مشکلاتی مثل تغییر قیمت‌ها، اختلافات قراردادی و تغییرات در شرایط بازار قرار بدهد.
راهکار: سازمان باید استراتژی‌های ریسک مدیریتی قوی را پیاده کند از طرفی روابط زیرپیمانکاری خود را تنوع ببخشد.
مزایای استخدام نیرو در سازمانها
بدون شک مزایای استخدام نیروها با توجه به نیازها و هدف‌های هر سازمان ممکن است متفاوت باشد. اما استخدام نیروهای کارآمد و متخصص می‌تواند به میزان زیادی بر عملکرد، توسعه و رشد سازمان اثر مثبت بگذارد.
- کنترل بیشتر: با استخدام نیرو، سازمان کنترل و تسلط بیشتری بر فرآیند کار و عملکرد نیروها خواهد داشت و بر همین اساس می‌تواند نیازهای خود آموزش لازم را بدهد دهد و سازماندهی کند.
- تخصص و مهارت: استخدام نیروهای متخصص به سازمان امکان می‌دهد تا از مهارت‌ها، تجربیات و دانش فنی آنها بهره‌برداری کند. این افراد می‌توانند وظایف و مسئولیت‌های خاص را با کیفیت بالا پذیرفته و عملکرد بهبود یابد.
- خلاقیت و نوآوری: قطعاً هر سازمانی با جذب نیروهای جدید در مسیر ایده‌ها و الهام‌بخشی قرار می‌گیرد؛ چراکه افراد جدید می‌توانند با دیدگاه‌های تازه و دانش خود به حل مسائل سازمانی کمک کنند و رویکردهای جدیدی را در جهت رشد و توسعه ارائه بدهند.
- بهبود عملکرد سازمان: وقتی نیروهای جدید از بهترین شیوه‌ها و استراتژی‌های کسب و کار آگاهی داشته باشند به این ترتیب می‌توانند عملکرد سازمان را بهینه‌تر و کارآمدتر پیش ببرند.
- افزایش رقابت‌پذیری و جذب مشتری: استخدام نیروهای مجرب و متخصص می‌تواند سازمان را در بازار رقابت رو به جلو هدایت کند. در واقع نیروی جدید و متخصص با بهبود فرآیندها و نحوه‌ی انجام کار، توانایی سازمان برای جذب مشتریان جدید را افزایش می‌دهد.
- توسعه شغلی: استخدام نیروهای جدید می‌تواند باعث ایجاد فرصت‌های شغلی در سازمان بشود. در این حالت گردش کار و ترقی شغلی برای کارکنان فعلی فراهم می‌شود و در ادامه به ایجاد یک محیط پویا و متنوع در سازمان کمک می‌کند.
معایب استخدام نیرو برای سازمانها
- هزینه‌های مالی و صرف زمان بیشتر: استخدام نیروی جدید ملزم به صرف زمان و دقت است و از طرفی هزینه‌هایی مثل آموزش و آماده‌سازی، حقوق و مزایا و سایر موارد مشابه را به همراه دارد که ممکن است سازمان بودجه‌ی مورد نیاز را نداشته باشد.
- عدم تطابق فرهنگ سازمانی: در مواردی ممکن است نیروهای جدید به دلیل عدم سازگاری و تطابق با فرهنگ و محیط برای سازمان مشکلاتی به همراه داشته باشند از جمله عدم رضایت کارکنان و کاهش هماهنگی و همکاری
- افزایش ریسک استخدام نیروی نامناسب: نیروی جدید برای فعالیت‌ها و نیازهای کاری سازمان ممکن است به اشتباه انجام بشود، در این حالت ممکن است به طور مثال بر عملکرد و کیفیت خدمات و محصولات تاثیر منفی بگذارد.
راه‌های مقابله با چالش‌های استخدام نیرو در سازمانها
با اجرای یک سری برنامه‌ها و راهکارها، سازمانها می‌توانند برای مقابله با معایب و چالش‌ها اقدام کنند. راهکارهای زیر را در پیش بگیرند:
- دقت در انتخاب و استخدام: دقت در استخدام نیرو می‌تواند رفتن به سمت نیروهای با تجربه و بر اساس مهارت‌های مورد نیاز و شناسایی شده‌ی سازمان باشد بدین ترتیب انتخاب می‌شود از عدم تطابق و خطاهای استخدامی پیشگیری کرد.
- آموزش و آماده‌سازی: برای رسیدن به کارائی بیشتر و تطبیق فرهنگی و سازگاری هر چه بهتر سازمانها باید در برنامه‌ی استخدام نیرو، آموزش و آماده‌سازی اولیه را بگنجانند.
- ارزیابی و بازخورد منظم: از مهمترین کارهایی که برای مقابله با چالش‌ها وجود دارد ارزیابی به صورت منظم و سیستماتیک است. باید سازمان بازخورد لازم را به نیرو ارائه کند تا باعث بهبود عملکرد و تطابق بیشتر با سازمان بشود.
- توسعه مهارت‌ها: در ادامه‌ی آموزش‌های اولیه لازم است سازمانها برنامه‌های توسعه مهارت را هم برای کارکنان فعلی هم نیروهای جدید طراحی و اجرا کنند.
- ارتباط و همکاری موثر: ارتباط مناسب و همکاری موثر به طوری که تبادل اطلاعات، دانش و تجربه را در بربگیرد از راه‌هایی است که می‌تواند در بهره‌گیری بهتر کارکنان جدید تاثیر مثبت داشته باشد. در این حالت کارنان فعلی می‌توانند توانایی ها و مهارت‌ها و در کل تجربه‌ی خود را در اختیار کارکنان جدید قرار بدهند.
